Como quedamos, estuve esperando sus correos con el mensaje que redactamos en clase y una sencilla propuesta para apoyar esa labor comunicativa. Les cuento que eran cinco grupos y sólo recibí tres mensajes, el último de ellos a las 11 de la noche de ayer, viernes.
Quienes no enviaron el ejercicio tienen cero en esta primer parte.
Además, sólo uno de los grupos envió el trabajo completo, los otros le limitaron a adjuntar el modelo de correo ¿y la estrategia?
Esto definitivamente entorpece el que fue planteado como un ejercicio interesante y, sobre todo, valioso para su proceso de aprendizaje.
A continuación dejo el enunciado del caso y la información que envió cada grupo. Por favor, léanla cuidadosamente y tomen notas. Sean minuciosos al momento de buscar falencias en cada propuesta. Piensen que ustedes son las directivas de la empresa y que deben aprobar o no las propuestas.
Dadas las circunstancias, las contrapropuestas deben ser presentadas de manera individual -el próximo martes- en un trabajo escrito.
En caso de que no figure propuesta de un grupo por que no fue enviada, ustedes deben realizarla.
De este trabajo están exentos Paola y Luis.
CASO 1:
Un empleado sufrió un accidente en las instalaciones de la compañía. Si bien todo está siendo investigado por parte de los altos mandos de la empresa –se han revisado los videos de seguridad y tomado las versiones de quienes presenciaron el hecho, sin llegar a una conclusión–, en los pasillos se comenta que una falla en la infraestructura fue la causa del incidente. Esto genera un malestar entre los empleados y la compañía no puede seguir guardando silencio frente al inconveniente, pues corre el riesgo de que crezcan los rumores y el descontento, además, puede trascender a los medios de comunicación.
MODELO DE EMAIL
Estimados Compañeros
Esperamos se encuentren en óptimas condiciones y en un excelente día laboral.
Conocemos que tiene dudas acerca del accidente que tuvo nuestro compañero Santiago Uribe, queremos informarles que su salud a pesar de ser delicada ya se encuentra estable, la compañía junto a sus familiares ha estado presente en todo momento en su pronta recuperación.
Los compañeros y amigos de Santiago pueden acercarse al departamento de recursos humanos, para obtener información de su recuperación o dirigirse a la clinica Santa Sofia en el horario de visitas de Lunes a Viernes de 8:00 a 10:00 am y de 2:00 a 4:00 pm.
La compañía ha creado un plan de medidas preventivas con profesionales en seguridad empresarial, para evitar futuros accidentes y garantizar la seguridad de todos.
Agradecemos el tiempo prestado
Cordialmente;
Departamento de comunicación empresarial
PROPUESTA ¿?
CASO DOS
Una auditoría llevada a cabo por agentes externos a la compañía arrojó un resultado preocupante: los empleados están perdiendo mucho tiempo, lo que ha disminuido considerablemente la productividad del equipo. Las causas: el uso inadecuado de internet en las horas laborales, la falta de autorregulación a la hora de administrar los tiempos de descanso, la ‘indisciplina’ en la oficina, las llegadas tarde. Es necesario hacer un llamado de atención para que esta situación mejore, exponiendo los privilegios que podrían perder los empleados de no cambiar de actitud.
MODELO EMAIL
Estimados colaboradores:
Les damos una calurosa bienvenida a nuestra compañía después de un merecido descanso de Semana Santa. Esperamos que hayan aprovechado su tiempo al máximo.
Ahora que hemos renovado nuestras energías, queremos hacerlos partícipes de una preocupación:
Nos gustaría que se tomen un espacio para pensar cómo podríamos aprovechar aún más el tiempo en el trabajo. Esto, no sólo con la finalidad de mejorar la productividad, sino para seguir optimizando dicho tiempo, y de esta manera podamos disfrutar de mayor esparcimiento al cumplir con nuestras múltiples labores para así salir antes del horario estipulado.
Recuerden que hacen parte de un equipo, y si trabajamos con sincronía y vocación, podemos lograr exitosos resultados de los que todos nos podemos beneficiar.
No siendo más, esperamos que se tomen las reflexiones frente a la administración de este recurso no renovable que llamamos tiempo.
Un abrazo fraterno,
La Dirección.
PROPUESTA ¿?
CASO TRES
Los costos de funcionamiento de la compañía han ido creciendo desmesuradamente en los últimos meses. Las facturas de la energía, teléfono y agua registran montos altísimos, sin contar los gastos de los insumos de oficina que no hacen justicia con el número de empleados y las labores que realizan. Además, el costo de transporte externo –taxis y vans para los empleados– sigue creciendo sin una causa que los justifique medianamente. Si en los próximos dos meses no se reducen estos gastos, no quedará otro remedio que suprimir dos o tres puestos de trabajo.
MODELO EMAIL
Asunto: ¡Cuento con Usted!
Es muy grato contar con ustedes en este tipo de decisiones. Como ya fue explicada la situación referente a los insumos y servicios de funcionamiento que hemos de controlar entre todos, me permito presentarles las conclusiones y acciones derivadas del consenso realizado.
En primera instancia hemos elegido en las áreas conocidas un líder que administrará los recursos a su cargo y que nos acompañarán en esta actividad, dedicando parte de su tiempo laboral y asumiendo esta responsabilidad con el mayor ahínco tal como no lo han manifestado. Los líderes y sus áreas son:
· Insumos de oficina: María Pérez
· Servicios públicos: José Rodríguez
· Transportes: Jaime Ramírez
Sabemos que estas funciones han quedado bajo el control de personas competentes, comprometidas y ante todo amigos nuestros.
Es muy satisfactorio sentirnos apoyados y rodeados en esta transición tan relevante y vital para la
organización.
Mi más profundo agradecimiento,
Mis mejores deseos para usted.
LUIS GUILLERMO REYES R.
GERENTE GENERAL
Estrategia de comunicación corporativa:
Caso: Difusión de nuevos procedimientos para disminución de los costos de funcionamiento.
PROPUESTA
Dadas las características de la situación planteada y con el ánimo de ejercer una estrategia de
comunicación eficaz, estableceremos y desarrollaremos un plan de acción que involucre dos
variables que hacen parte de su implementación. Estas son: proceso cronológico de seguimiento
de la implantación y medición de resultados.
De tal forma procedo a describir en detalle el procedimiento:
Horizonte de aplicación: 30 días Calendario
Semana 1,
Presentación de informe de gastos y gestión por parte de Gerencia administrativa y
financiera, con los resultados y evolución de las cifras de gastos en servicios públicos,
insumos y transportes.
Análisis de los resultados con Gerencia General. Toma de solicitud de Gerencia General de
acciones de sensibilización que redunden en la disminución de los costos de
funcionamiento.
Presentación del plan de acción ante Gerencia General, Gerencia administrativa y
financiera.
Aprobación del plan de acción
Aprobación del mensaje para la difusión de la situación de los costos de funcionamiento
entre la población laboral.
Semana 2,
Convocatoria de los jefes de cada área para notificarlos del procedimiento que dará inicio
Toma de aportes de los jefes de área
Programación de fechas con los jefes de área, del inicio de difusión general de los nuevos
procedimientos
Convocatoria de los empleados para reunión informativa y presentación del
procedimiento a seguir en función de los costos de funcionamiento.
Elección por parte de los trabajadores de los representantes de las áreas involucradas en
la reducción de costos.
Envío del *mensaje vía correo electrónico en el que se sintetiza la intención y alcance de
las acciones implementadas.
Semana 3,
Capacitación de los líderes de área elegidos, en manejo y administración de recursos.
Asignación de funciones a los líderes
Implantación de los procedimientos de ahorro en cada área.
Socialización por parte de los líderes con los demás trabajadores de sus funciones
específicas y generales en cuanto a reducción de costos se refiere.
· Medición de la primera semana
Semana 4,
Seguimiento de actividades de ahorro en cada área
Medición de los recursos ahorrados en muestreo piloto, tomando como período de
medición una semana
Emisión del primer informe comparativo de ahorro de recursos.
Acompañamiento al área financiera en la presentación del primer informe de gastos de
funcionamiento a Gerencia General
Realización de la primera encuesta acerca de la percepción de los trabajadores de las
actividades realizadas para generación de ajustes en el proceso y toma de aportes.
Medición de la segunda semana.
CASO CUATRO
La semana pasada se anunció que todo el personal de la compañía tomaría vacaciones colectivas desde el día 15 del mes entrante, sin embargo, es necesario cancelar la decisión. La razón: la empresa acaba de ser contactada para llevar a cabo una muy importante campaña que requiere de todo el personal. Dicho contrato significa un reto muy interesante para la compañía, además, la sacaría de una situación financiera algo incómoda que la persigue desde hace un par de meses y de la que los empleados no saben nada.
MODELO EMAIL ¿?
PROPUESTA ¿?
CASO CINCO
Estamos a unos pocos días del inicio del mundial de fútbol. Las directivas de las compañía, consientes de la emoción que genera el evento entre los empleados, decidieron permitirles ver uno de los dos partidos que se disputan diariamente e incluso dieron las orden de adecuar la sala de conferencias con un televisor LCD de 50 pulgadas. Es necesario que quede claro que esta medida se toma para, en primer lugar, generar empatía con los trabajadores y, en segunda, para evitar que pierdan el tiempo intentado ver los partidos por internet o escuchándolos por radio. Sin embargo, como la empresa no puede poner en riesgo su labor, es necesario recortar a la mitad la hora de almuerzo. Todos los empleados deben tomar la decisión, por unanimidad, de aceptar o no el ofrecimiento.
MODELO EMAIL ¿?
PROPUESTA ¿?
